Política Integral de Tratamiento de Datos Personales y Habeas Data

Razón social y marca registrada: Nova Digital Studio Systems (NDSS) — Boutique de Inteligencia Educativa.

Responsable del tratamiento: Jimmy Alejandro Ramírez Martínez (persona natural responsable).

Canales oficiales de atención: ingenieroeducativo@gmail.com y línea oficial de WhatsApp NDSS.

Domicilio principal: Bogotá D.C., República de Colombia.

Ámbito de aplicación ecosistémico: ecosistema web y plataformas digitales de NDSS (incluyendo Google Workspace, Google Sites, aplicaciones web interactivas, bases de datos Supabase/Firebase y canales de mensajería instantánea).

Este documento constituye la norma rectora e ineludible para la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, circulación, supresión y protección de datos personales de todos los usuarios, estudiantes, acudientes, docentes, directivos escolares y aliados comerciales que interactúen con el ecosistema formativo y tecnológico de NDSS. NDSS ratifica su compromiso irrestricto de emplear la información tratada exclusivamente bajo parámetros de excelencia pedagógica, confidencialidad, seguridad digital avanzada en infraestructura cloud y absoluta abstención de comercialización o transferencia no autorizada a terceros.

El tratamiento de datos personales realizado por NDSS se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas complementarias vigentes en la República de Colombia. La organización aplica con rigor los siguientes principios rectores:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se somete estrictamente a las disposiciones normativas colombianas vigentes.
• Finalidad: toda recolección de datos obedece a un propósito legítimo, explícito e informado, comunicado de forma transparente al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, sin mecanismos engañosos.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza el derecho del titular a obtener en cualquier momento información sobre la existencia e historial de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y de las autorizaciones otorgadas.
• Seguridad: la información se administra mediante protocolos cibernéticos y administrativos que previenen su adulteración, pérdida, acceso no autorizado o fuga.
• Confidencialidad: toda persona involucrada en la gestión de datos mantiene reserva profesional, extendida tras la finalización del vínculo contractual o académico.

Esta política ampara y regula el tratamiento de información de:

• Estudiantes de educación básica y media (Pre-Saber y Pre-ICFES, grados 9°, 10° y 11°).
• Estudiantes y postulantes internacionales (PAES en Chile, EXANI/Ceneval en México, MEP/PAA en Costa Rica, entre otros).
• Estudiantes universitarios y profesionales en mentorías de ciencias exactas, ingeniería, STEM y analítica.
• Padres de familia, acudientes y tutores legales.
• Directivos y docentes de instituciones educativas aliadas.
• Mentores, docentes colaboradores y pasantes del equipo pedagógico y técnico.
• Clientes potenciales y comunidad general (pruebas diagnósticas abiertas, simulacros gratuitos, webinars, descargas de recursos y seguidores en redes sociales).

• Identificación y contacto: nombres, apellidos, tipo y número de documento, correo electrónico, número de teléfono/WhatsApp, ciudad, país, colegio y grado cursado.
• Académicos, evaluativos y telemetría cognitiva:respuestas de prueba, puntajes por área, patrones de latencia de resolución, vacilación analítica y registros de navegación destinados a auditar la resiliencia en pruebas estandarizadas.
• Registros audiovisuales y sesiones sincrónicas:grabaciones de audio, video y transcripciones automatizadas en Google Meet, destinadas al aseguramiento de calidad pedagógica y soporte formativo.
• Financieros y de facturación: registro de transacciones, planes suscritos y estados de pago procesados a través de pasarelas certificadas (Wompi, Binance Pay, Global66). NDSS no almacena números de tarjetas ni credenciales bancarias sensibles.

• Prestación personalizada de servicios de formación, entrenamiento cognitivo y tutoría académica.
• Emisión y despacho automatizado de credenciales de acceso a las plataformas de NDSS.
• Generación y entrega de reportes diagnósticos y métricas de resiliencia cognitiva.
• Comunicación vía WhatsApp y correo para notificaciones de clase, agenda, materiales y soporte técnico.
• Remisión periódica de informes de progreso (modelo GROW) a padres de familia y acudientes.
• Gestión administrativa, tributaria, contractual, contable y de cobro de planes suscritos.
• Difusión de nuevos programas, baterías diagnósticas, becas, simulacros y contenido pedagógico.

Prohibición de comercialización: NDSS prohíbe categóricamente la venta, arrendamiento, intercambio o transferencia no autorizada de sus bases de datos a cualquier tercero.

En acatamiento del Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, NDSS aplica salvaguardas especiales cuando trata datos de niños, niñas y adolescentes:

• Se responde al Interés Superior de los menores y al respeto absoluto de sus derechos fundamentales.
• Las actividades evaluativas y de telemetría tienen un fin estrictamente educativo y orientador.
• Se promueve la participación e involucramiento de padres, acudientes o tutores legales en la vinculación y el seguimiento.
• Se prohíbe la recolección de datos sensibles (origen racial, convicciones religiosas, datos de salud o biométricos) sin autorización expresa legalmente justificada.

Los titulares de la información (o sus representantes legales) pueden ejercer en todo momento sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a NDSS.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando considere que no se respetan los principios constitucionales.
• Acceder gratuitamente a la información tratada por la organización.

Para realizar cualquier solicitud ARCO, el titular debe remitir un mensaje formal al correo oficial ingenieroeducativo@gmail.com.

• Consultas: atendidas en máximo diez (10) días hábiles desde la recepción, prorrogable por cinco (5) días hábiles adicionales con aviso previo.
• Reclamos y supresión: resueltos en máximo quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a su recepción completa.

• Infraestructura cloud robusta: los datos se alojan en plataformas de nivel empresarial como Supabase, Firebase y Google Workspace, con cifrado de datos en reposo y en tránsito (TLS/SSL).
• Portafolios soberanos individualizados: cada estudiante dispone de una carpeta exclusiva en Google Drive con control de acceso jerárquico.
• Conservación: los datos se conservan durante el tiempo técnicamente indispensable para cumplir las finalidades pedagógicas y contractuales, o hasta que el titular solicite su revocatoria.

Al aceptar el tratamiento de datos personales en cualquier formulario del ecosistema NDSS, el titular (o su representante legal) autoriza de manera libre, previa, expresa e informada a Nova Digital Studio Systems (NDSS) para tratar sus datos personales (contacto vía WhatsApp y correo electrónico) conforme a esta política. Entiende que la información será usada para gestionar sus credenciales de acceso, generar su reporte diagnóstico de competencias y enviarle orientaciones pedagógicas del ecosistema académico.

En el marco de convenios educativos con instituciones aliadas, NDSS podrá actuar como Encargado o Co-responsable del Tratamiento de los datos de estudiantes y docentes, comprometiéndose a procesar la información exclusivamente para la ejecución del diagnóstico institucional, auditoría académica y entrega de métricas consolidadas a las directivas del plantel. Las sesiones sincrónicas en Google Meet podrán ser grabadas en audio, video y transcripción con fines exclusivos de auditoría de calidad académica, repaso estudiantil y soporte formativo.